皆さんは、「テンプレート」と聞いてどのようなものを思い浮かべるでしょうか。
いろいろな場面で使われるこの言葉ですが、マニュアル作成の際にもテンプレートは使用されます。
今回の記事では、マニュアルのレイアウト編集を行う際に、テンプレートを使用するメリットをご紹介します。
ぜひ、この記事の内容を参考にテンプレートを活用してみてください。
テンプレートとは
1. そもそもテンプレートとは
テンプレート（template）とは、「型」という意味を持つ英単語です。
型を使うと「同じ形のものを作り出す」ことができることから、一般的には「定型文」「ひな形」などの意味で使用されます。
形式を決めて設定しておくことで、毎回作成すると手間になるものや、専門知識がないと設定に手間がかかるものだとしても、だれでも、いつでも、同じものが簡単に作成できるようになる便利なものなのです。
2. テンプレートでできること
テンプレートでは何ができるのでしょうか。
マニュアル作成に使用されるテンプレートは、文書のデザインを決める重要な役割を担っています。
マニュアルを作成する際には、文書作成ソフトを使用するのが一般的です。
学生時代、レポートを作成するためにMicrosoft Wordを使用したことがある方も多いのではないでしょうか。
レポートでは「見出し」、「本文」、「表」、「索引」などのいくつかのスタイル設定を行うことが多いですが、Wordでは、事前にこれらの設定をしておけばワンクリックで工夫されたデザインの文書を作成することも可能になります。
同じテンプレートを使ってマニュアルの作成・改訂を行うことで、デザインの統一が図れるだけでなく、マニュアル作成を簡単に行うことができるようになります。
テンプレートの使用をおすすめする理由
「テンプレートが便利だということは分かったけど、マニュアルではレイアウトはそんなに重要視しないし、わざわざ使わなくてもいいんじゃないか」と思う方もいるかもしれません。
確かに、マニュアル作成でデザインに凝る必要はあまりないかもしれません。しかし、テンプレートを使用せずにレイアウト調整を行うのはかえって面倒になる可能性があります。
1. テンプレートを使用しないと……
テンプレートを使用しないと、以下の作業が発生します。
文字書式の調整
見出しではフォントサイズを大きくしたり、太字にしたりするなど、目立たせるのが一般的です。
フォントサイズを拡大するには、拡大したいテキストをすべて選択して、好きなサイズになるまで文字サイズを変更し、さらに太字に変更します。
この作業を、見出しが出てくるたびに行うと考えるとどうでしょうか。1か所あたりの作業はすぐに終わるとしても、数が増えれば増えるほど、何度も繰り返し行うのが無駄だと感じると思います。さらにフォントサイズの指定が途中から間違っていたりしたら、レイアウトの統一も図れないのでやり直しになります。
インデントの調整
箇条書きや手順を記載するときには、「2行目以降の文字の開始位置を揃えたい」と考えると思います。
そのような場合に、スペースを入れてどうにか調整している方も多いのではないでしょうか。もしくは、なんとか自動で揃える設定はできたけど、記号と離れすぎていて気になる……という場合もあるかもしれません。
文章の開始位置をスペースで調整すると、改訂時に文章が変更になる場合、改行の位置が変わるため再調整が必要になります。また、翻訳した場合も文字の長さが言語によって変わるため、その都度スペースの入れ直しが必要になってしまいます。
時間をかけてきれいに作成したマニュアルでも、改訂時に同じだけ時間がかかるとなると、更新が後回しになってしまうこともあるかもしれません。
2. テンプレートを使用すると……
テンプレートを使用すると、「見出しはこのフォントで、このサイズで、太字にして……」というような情報や、「箇条書きは記号とこれくらい空けて、2行以上になる場合は1行目と位置をそろえる」など、要素ごとにレイアウトを指定して決めておくことができます。
文字を入力してワンクリックするだけで、あらかじめ決めておいたとおりの設定に変更されます。
文書作成ソフトではサンプルのテンプレートが用意されていることも多く、自分でテンプレートを作らなくてもすぐに使用することができます。
また、後から設定の変更も可能なため、オリジナルのレイアウトに変更することも可能です。
以下はWordでサンプルのテンプレートを選択してファイルを新規作成する場合の画面です。
このように、実はテンプレートを使用するハードルはかなり低いのです。
文書作成時には、ぜひテンプレートを使用するようにしましょう。
まとめ
今回は、マニュアル作成におけるテンプレートの活用方法についてご紹介しました。
ここまで読んでいただいた方は、テンプレートを使用したほうが最終的にレイアウト調整の手間が減ることがイメージできたのではないでしょうか。
テンプレートを活用することで、レイアウト編集がよりキレイに、簡単にできるようになると思いますので、ぜひ活用してみてください。
次回は、さらにテンプレートを活用するポイントをご紹介します。お楽しみに！
この記事を書いた人
編集部
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